Transition numérique d’une association : les 3 étapes essentielles

Faire monter en compétences ses bénévoles et ses salariés, dématérialiser le suivi des bénéficiaires, améliorer sa communication : les outils numériques répondent à de forts enjeux du secteur associatif. Si la crise COVID a poussé nombre de dirigeants associatifs à accélérer leur dématérialisation, le sujet reste complexe à appréhender. Comment mettre en œuvre une transition numérique progressive et efficace au sein de son association ? Voici les grandes étapes pour engager la transformation de votre organisation, quelles que soient votre taille et vos ressources.

Évaluer ses besoins et ses capacités numériques

Transition numérique. Le mot est lâché ! Loin d’être un énième concept à la mode, l’expression désigne le fait d’intégrer des technologies digitales dans le fonctionnement d’une organisation pour améliorer ses performances. Sur le papier, la promesse est alléchante. Sauf qu’elle génère de nombreuses interrogations dans les associations : comment lever l’appréhension de certains publics face aux outils digitaux ?  Quelles technologies numériques choisir ? Où trouver les financements ? Quelle stratégie de transformation adopter ? 

Face à ces freins légitimes, il est important d’évaluer le degré de maturité numérique de votre association. Pour vous aider, vous pouvez utiliser l’auto-diagnostic de Solidatech. Objectif : faire le point sur votre situation et construire votre propre stratégie digitale. Vous pourrez ainsi dresser un état des lieux des outils et des compétences existants et cerner les domaines clés de votre association concernés par la numérisation.

Impliquer ses parties prenantes

Vous êtes prêt à lancer un plan d’action numérique ? En premier lieu, vous allez devoir embarquer vos salariés, mais aussi les bénévoles et membres de votre association, au cœur de la transformation. Communiquez les bénéfices de cette petite révolution numérique : acquérir de nouvelles compétences, améliorer les échanges, décupler l’impact social, gagner du temps en faveur des bénéficiaires…  Dans une logique collaborative, votre écosystème doit être formé aux outils opérationnels et sensibilisé aux enjeux de la transformation digitale.

Vous souhaitez être accompagné ? Sachez qu’il existe des solutions pour vous aider à planifier votre stratégie numérique et à prendre en main les outils digitaux. La Maisons des associations, le programme PANA, les DLA, l’association Latitudes, Rézolutions Numériques,  WebAssoc ou encore Solidatech sont autant de structures qui peuvent vous accompagner.ion.

Planifier et prioriser les actions numériques

Avant de jeter votre dévolu sur des outils technologiques, il est essentiel de considérer l’ensemble de votre projet associatif. Quels secteurs sont prêts pour la digitalisation ? Pour quel objectif ? Cartographiez les actions numériques nécessaires, en priorisant les activités pour lesquelles l’évolution digitale aura un fort impact. 

À partir de ce travail, vous allez pouvoir dresser un plan de transition numérique et un calendrier détaillé de vos nouveaux services. Solution pour la fonction RH, outil de communication digitale, plateforme pour la gestion des bénévoles… Quel que soit votre premier projet, c’est lui qui posera les bases de la transformation technologique de votre association. Nous vous recommandons de démarrer avec une feuille de route simple, qui vous permettra d’insuffler une culture digitale au sein de votre équipe.

Réinventer ses usages numériques

Pour opérer cette transformation, une multitude de services numériques sont à votre disposition, accessibles gratuitement ou à faible coût  :

• Gestion de la relation avec les membres et donateurs : HubSpot CRM ou Zoho proposent des versions gratuites.
• Collecte de dons en ligne : une plateforme comme HelloAsso facilite la collecte des dons et des adhésions, avec des frais minimes ou inexistants pour les organisations à but non lucratif.
• Gestion de projet : des solutions comme Trello ou Asana offrent des fonctionnalités collaboratives pour organiser les tâches et suivre ses progrès. 
• Création de site web : WordPress ou Wix permettent de concevoir des sites facilement, sans compétences techniques avancées. 
• Création de visuels : le service digital Canva propose une large gamme de modèles personnalisables. 
• Automatisation des tâches : Zapier ou Integromat connectent plusieurs applications pour automatiser des processus répétitifs.
• Brainstorming et gestion des idées : optez pour Mural, Miro ou Framindmap.

Avant le déploiement de ces nouveaux outils, pensez à mettre en place une phase de test au sein de votre équipe. Leurs retours seront précieux pour mieux comprendre l’impact de chaque technologie sur la gestion des tâches ou encore l’organisation de votre association.

Installer une sobriété numérique

L’accélération des échanges de données décuple la contribution du numérique aux émissions de CO2. Pour réduire cet impact, de nombreux leviers peuvent être actionnés : 

• Gérer vos boîtes mails en supprimant les courriels inutiles et en compressant les pièces jointes.
• Utiliser le Cloud de manière raisonnée en attribuant des ressources limitées par utilisateur, en nettoyant régulièrement les fichiers stockés et en évitant les doublons.
• Améliorer l’efficacité de votre navigation web en optant pour des navigateurs plus respectueux de l’environnement, à l’image d’Ecosia ou de Lilo.
• Choisir un hébergeur éco-responsable pour diminuer l’empreinte écologique de votre site web. 
• Lors de l’achat de matériel, penser au reconditionné. 
• Entretenir vos équipements, vous assurer d’avoir un pare-feu performant et prolonger leur durée de vie autant que possible. 
• Avant de remplacer un appareil, vérifier s’il est réparable et, dans le cas contraire, privilégier le recyclage plutôt que l’élimination.

Mesurer les impacts et les bénéfices du projet de transformation

Pour chaque outil digital déployé, pensez à définir des indicateurs de performance qualitatifs et quantitatifs : taux d’utilisation, taux de satisfaction, retours des usagers… Ils vous permettront d’évaluer les gains de cette transformation interne en matière d’efficacité et de productivité. En fonction des résultats, vous pourrez ajuster votre stratégie numérique. Même à petite échelle, il s’agit d’un fort levier de développement et de compétitivité pour votre association !

Et vous, où en êtes-vous dans vos stratégies de transformation numérique ?